Lorsqu'un document est créé, un certain nombres de champs, facultatifs ou obligatoires, lui sont associés. Les champs obligatoires sont indiqués par un carré rouge, mais les autres doivent aussi être complétés correctement lorsque c'est possible (ce qui n'est pas toujours le cas).
Certains champs sont communs à tous les types de documents :
Titre : Titre du document, récupéré automatiquement depuis le nom de fichier ou l'objet du courriel mais éditable.
Description : Description du document.
Mots-clés : Mots-clés issus du Thésaurus administratif.
Visible par : Ensemble des personnes ou services ayant accès à la lecture au document.
Modifiable par : Ensemble des personnes ou services ayant la possibilité de modifier le document.
Version papier originale : Pour indiquer quel est le service qui détient la version papier originale.
Notes : Champ libre.
Documents en rapport : Lien vers des documents du système avec génération automatique du lien inverse.
Les autres champs varient d'un type de documents à l'autre.
Date limite de traitement : champ date qui peut prendre la date du jour pour les tâches devant être traitées sans délais.
Traité par : Personne(s) et/ou groupe(s) au PFWB responsable(s) du traitement du document.
Réponse à : uniquement pour les réponses à des courriers.
Référence interne / externe : Numéros de référence du PFWB ou d'un autre organisme.
Annexes : fichiers annexes, fichiers joints des courriels.
Certains champs très spécifiques et explicites : numéro assurance, compagnie d'assurance, date de réunion...