Modifier et gérer une version
Généralités
Il est possible de modifier une version existante. Mais il arrive que l'on ait besoin de faire une nouvelle version du document lorsque des changements importants sont nécessaires. Typiquement, lorsque plusieurs utilisateurs collaborent sur un document, ils vont pouvoir souhaiter disposer de versions concurrentes qui convergeront après analyse vers une version finale.
Après création, chaque version circule de façon indépendante.
Lorsque plusieurs versions d'un document existent, elles sont présentées dans un tableau au-dessus de la visionneuse de documents.
Les icônes à côté du nom de la version permettent de :
Télécharger la version.
Modifier la version : remplacer le fichier existant par un autre fichier existant et/ou simplement changer son nom.
Modifier la version avec une application externe : éditer le fichier existant dans une application bureautique.
Supprimer la version.
Remplacement de fichier
Lorsque l'on modifie une version et que l'on choisit de remplacer le fichier existant, le fichier précédent n'apparaît plus dans le système, il faut passer par l'historique pour pouvoir le récupérer.
Modifier un fichier avec un éditeur
Il est possible de modifier dans la GED mais avec un éditeur externe, un fichier préalablement créé. Il suffit pour cela d'aller sur le document concerné, le tableau des versions dispose d'une colonne permettant la modification des fichiers par un éditeur externe :
Un clic sur l'icône va permettre d'éditer le fichier dans l'éditeur approprié. Une fois la rédaction du document terminée, la sauvegarde permettra d'enregistrer automatiquement le fichier créé dans la GED.
Plus d'informations
- Créer / Gérer les versions — Gestion des versions. Un document complet comprend toujours une ou plusieurs versions.