Traiter un document reçu par courrier

La première opération effectuée par les personnes en charge de la réception du courrier est le tri : séparer ce qui doit entrer dans le système de ce qui est rejeté (publicités, erreurs...). La GED ne s'intéresse qu'aux documents retenus et ignore ceux qui sont rejetés.

Tout ce qui passe la phase de tri doit être indicaté, c'est la première étape par laquelle un courrier intègre la GED. L’indicatage, opéré par le service du greffe, consiste à cataloguer l'arrivée des courriers. Il permet en particulier d'attribuer un destinataire au document électronique mais aussi au document papier.

Le courrier reçu est scanné puis encodé par le service du greffe à l'aide d'un certain nombre de champs.

Encodage d'un courrier entrant

Lors de la phase d'encodage, le service du greffe détermine qui va pouvoir agir sur le courrier : le voir et/ou apporter une réponse. Cette attribution est validée par M. le Greffier avant d'être effective.

Le choix s'effectue en renseignant les champs « Visible par » (donne accès à la lecture du document) et « Modifiable par » (donne la possibilité de répondre).

Lorsque un utilisateur est mis dans le champ « Visible par », il va pouvoir voir le courrier mais aucune action n'est nécessaire de sa part. Lorsque qu'il est mis dans le champ « Modifiable par » en revanche, il devient responsable du courrier, chargé de sa réponse.

L'utilisateur va voir qu'une tâche « Traiter le document » lui a été affectée et il a le choix d'accepter ou de refuser, via le menu actions, d'être l'attributaire de cette tâche.

Accepter ou refuser de traiter un courrier

Après avoir accepté de prendre en charge un courrier on peut déléguer son traitement à un tiers. L'opération s'effectue via le menu actions.

Ce dernier pourra, accepter ou refuser l'attribution et aussi, à son tour, déléguer. Si quelqu'un refuse l'attribution du courrier que vous avez effectuée, vous devrez alors valider cette désatribution ou, au contraire, la refuser pour maintenir l'attribution initiale. Toutes ces opérations se font via le menu actions.

Refuser la désattribution