Workflows et tâches
Workflows
Un workflow est le circuit suivi par un document dans le système, depuis sa création jusqu'à sa validation ou son abandon. Il existe un circuit générique pour les documents internes et un circuit spécifique pour les courriers (différents pour les courriers reçus et les courriers envoyés).
Ce circuit concerne chaque document mais aussi chaque version à l'intérieur d'un document particulier : chaque fois que l'on modifie de façon significative un document, on crée une nouvelle version qui suit son propre circuit de validation.
Tâches
Une tâche est une action sur un document (ou une version d'un document) devant être accomplie par un utilisateur. Les tâches à accomplir apparaissent sur le tableau de bord.
Les tâches sont créés lorsque nous sollicitons un tiers pour qu'il s'intéresse à un document (ou à une version de document), ou lorsque nous sommes sollicités pour cela. Il y a 4 grands types de tâches qui peuvent être créées :
Traitement : demande de traitement d'un document adressée par/à un tiers. La demande est accompagné d'un commentaire permettant de préciser la nature du traitement demandé. Cette demande va donner lieu à une prise en charge (ou à un refus).
Demande d'avis : lorsque l'on demande son avis à un utilisateur ou lorsqu'un autre utilisateur nous demande notre avis sur une version d'un document
Demande de validation : Lorsque l'on demande à un tiers de valider une version, ou qu'un tiers nous demande de valider une version
Information : lorsque nous transmettons un document pour information ou lorsqu'elle nous est transmise.
Tâches pour les groupes
On voit comme tâches qui nous sont attribuées, les tâches attribuées à un groupe dont on fait partie. Par exemple, quelqu'un appartenant au groupe « Service des Rerssources Humaines » verra les tâches attribuées au service des Ressources Humaines.
Plus d'informations
- Principes de base — Principes de base de la GED.