Créer une version
Il existe plusieurs façons de créer une version de document dans la GED :
En utilisant un fichier informatique existant (peu importe le format).
En scannant un document papier, les scanners sont configurés pour cela.
Cette version peut circuler, être soumise pour avis, modifiée, validée et signée.
Ajouter un fichier
Pour ajouter dans la GED un fichier informatique déjà existant, il faut commencer par se positionner dans un document existant.
On peut via le menu actions, lui ajouter une version en sélectionnant « Créer une nouvelle version ».
La liste déroulante « Créer le fichier depuis » permet de choisir la façon dont la version sera créée :
Soit on laisse cette liste sur « Fichier téléchargé » et en cliquant sur « Parcourir » on va aller chercher le fichier voulu (sur le disque dur, le réseau, une clé usb, etc.).
Soit on choisi dans cette liste « Version précédente » pour créer une nouvelle version identique à la version qui précède.
Soit on choisi dans la liste un des modèles de document disponible, une version vierge sera créée à partir de ce modèle.
Version signée
La case à cocher « Version signée » doit être utilisée lorsque la version est une version validée et signée.
Après avoir choisi un nom (« intitulé ») pour cette version, un clic sur « Valider » permettra de créer la nouvelle version. Au bout de quelques secondes, le fichier apparaît dans la visionneuse :
Visionner en plein écran
La visionneuse permet d'ouvrir la version du document en plein écran grâce au bouton en haut à gauche pour les documents ne comportant qu'une seule page et en bas à gauche pour les documents comportants plusieurs pages.
Scanner un document papier
Il est possible d'ajouter dans la GED un document papier en le scannant. Les scanners du PFWB ont été configurés pour faciliter ce travail. Deux actions sont possibles depuis le scanner :
Rendre disponible le document scanné pour un import manuel dans la GED (en tant que version d'un document). Dans ce cas, le scanner envoie le document numérisé dans un répertoire de fichier facilement accessible depuis la GED. Cette opération est réalisée en choisissant sur le copieur comme destinataire « GED- [ Nom de l'agent ] »
Faire créer automatiquement par la GED une nouvelle fiche d'un type particulier de document, qui inclura automatiquement le document scanné en tant que première version et lui assignera un flux de travail particulier (« workflow »). Cette option n'est envisagée actuellement que pour les courriers entrants, en choisissant comme destinataire sur le copieur « GED-Courrier EntrantPFWB ». (Elle pourra être étendue plus tard à d'autres types, par exemple pour la numérisation des anciennes décisions de bureau).
Après validation, le document est créé, il contient une version initiale (le document scanné), et un certain nombre de champs (ou metadatas), qu'il faut renseigner.
Plus d'informations
- Créer / Gérer les versions — Gestion des versions. Un document complet comprend toujours une ou plusieurs versions.